展示会の事前準備のポイントは?

展示会にはさまざまなタイプがあります。1社だけで製品や技術を展示し、取引先などを招いて行う内覧会もあれば、多数の企業が出展する合同展示会タイプもあります。いずれにせよ、展示会運営を成功するためには、事前準備をいかに効率的かつ緻密に行うかにかかっています。まずは開催日から逆算して、どのタイミングで何を行うかを整理した制作スケジュールを作成しましょう。

スタッフミーティングを行おう!

展示会は規模にもよりますが、来場者を集めて行うイベントである以上、相応のスタッフが必要です。各ポジションの役割ごとにスタッフを配置し、各スタッフにはそれぞれの役割を理解してもらわなければなりません。事前に展示会の概要、スタッフの役割分担、業務内容、配置図などをまとめた運営マニュアルを作成し、それを元にスタッフミーティングを行いましょう。規模が小さい展示会であれば、当日会場準備を行う前でも良いですが、規模が大きいイベントの場合は一週間前から前日までの間にポジションごとに行うと良いでしょう。事前にスタッフに役割を理解してもらうことで、当日の運営は格段にスムーズに行えます。

想定外の事態への対処方法も決めておこう!

多くの来場者が訪れる大規模な展示会の場合、運営の要所は社員や展示会運営のプロが担うことになります。しかし、来場者誘導や受付など、多くの人員が必要な部署では不慣れなアルバイトのスタッフなども配置されます。事前にミーティングをしても、想定外の事態が生じ、スタッフが対応しきれないことも多々あります。想定外の事態が発生した場合の、指示系統や連絡方法は社員やチーフクラスのスタッフの間で取り決めておきましょう。

展示会の施工は、会場内のレイアウトを考える人や、物品を運搬する人など様々な作業員の協力の下で成り立っています。